Política del Sistema Interno de Información
Descubre la Política del Sistema Interno de Información de Intrum
1. Objeto
La Política de Sistema interno de Información, en adelante, “la Política” tiene como finalidad otorgar una protección adecuada frente a la represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre todos aquellos comportamientos, acciones u omisiones, que supongan una (i) infracción del derecho de la Unión, (ii) sean constitutivos de delitos o infracciones administrativas graves o muy graves o (iii) se consideren constitutivos de una conducta irregular contraria al Código de Conducta o a las normas internas de la empresa. Asimismo, pretende el fortalecimiento de la cultura de información, de la integridad de la empresa y se constituye como un mecanismo eficaz de comunicación para fortalecer el compromiso de la compañía con la cultura de cumplimiento, a través de la cooperación de todos aquellos relacionados con la misma, en la detección de posibles irregularidades que puedan poner en riesgo a la compañía.
También tiene como objeto la creación de un Sistema Interno de Información, en adelante, el “Sistema”, que aglutine todos los canales de comunicación en el seno de las sociedades que conforman Grupo Intrum en España: Intrum Holding Spain, SAU, como empresa matriz de la que dependen Intrum Servicing Spain, SAU, Solvia Servicios Inmobiliarios, S.L, Aktua Soluciones Financieras, SL, Aktua Soluciones Financieras Holding, SL y Haya Real Estate SAU (todas ellas denominadas conjuntamente como “la Compañía”, “Intrum” o “la Empresa”, indistintamente), para que todas aquellas personas incluidas dentro del alcance del Sistema puedan informar con todas las garantías legales y, especialmente, con la garantía de la confidencialidad y de la no existencia de represalias, otorgando, por lo tanto, a los informantes, protección adecuada frente a las represalias que pudieran sufrir por las informaciones vertidas.
Esta Política aplica las mejores prácticas relacionadas con cumplimiento emitidas por los organismos competentes, entre otras: Informe de la AEPD 2007/128 de mecanismos de denuncias; UNE-ISO 19600 “Sistemas de Gestión de Compliance”; UNE-ISO 19601 “Sistemas de Gestión de Compliance Penal y cumple con la Whisteblowing Policy de Grupo Intrum y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, (en adelante “Ley de Protección al informante”), que transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
2. Alcance
La Política va dirigida a todos los empleados de Grupo Intrum en España, autónomos, accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración o dirección de la empresa, a cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores. También aplica a todas aquellos que hubieran obtenido la información en el marco de una relación laboral o estatutaria ya terminada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación o a aquellos cuya relación todavía no hubiera comenzado, (en adelante, “Personas Sujetas”).
Las medidas de protección del informante también se aplicarán a:
- Los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
- Personas físicas que en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso.
- Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.
- Personas jurídicas para la que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
3. Responsable del Sistema Interno de Información
El Órgano de Administración es el responsable último del Sistema de Información Interno de Intrum y ha optado por nombrar como Responsable del Sistema a un órgano colegiado que está formado por:
- Local Compliance Officer
- Director de Auditoría Interna de Intrum España
- Los miembros permanentes del Ethics Council (Director de Compliance de Grupo, Director de Auditoría Interna de Grupo y Director de RRHH de Grupo)
recayendo en el primero, por delegación, las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y la tramitación de los expedientes de investigación.
Este órgano, desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de organización de la entidad.
Asimismo, el Responsable del Sistema no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones y deberá disponer de todos los medios materiales y personales para llevarlos a cabo.
4. Principios básicos
Para mantener los principios y estándares de cumplimiento y detectar y prevenir comportamientos ilícitos o irregulares, todas las Personas Sujetas deben informar de tales situaciones sin temor a la adopción de represalias por ello.
De conformidad con lo señalado en nuestro Código de Conducta y en la legislación vigente, el Sistema Interno de Información se rige por los siguientes principios:
- Permite informar de todos las acciones u omisiones susceptibles de ser informadas a través del sistema a las personas a las que se refiere el epígrafe 2. Alcance, a través de los canales establecidos.
- Identifica e integra los distintos canales internos de información que existen en la empresa.
- Informa sobre los canales externos de información a las autoridades competentes.
- Envía acuse de recibo al informante dentro del plazo de 7 días naturales siguientes a la recepción.
- Establece un plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación de 3 meses, prorrogables por otros 3, en caso de especial complejidad.
- Establece la posibilidad de mantener comunicación con el informante y poder solicitar, si hiciera falta, información adicional.
- Establece el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento. Comunicación que se realizará en el momento que se considere más adecuado para no perjudicar la investigación.
- Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma. Asimismo, también garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal que no sea responsable de su tratamiento.
- Respeto de la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respeto a las disposiciones legales materia de protección de datos.
- Es independiente y está diferenciado de los sistemas internos de información de otros organismos.
- Cuenta con un Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas, en adelante, el “Procedimiento”.
- Establece las garantías para la protección del informante.
- Exhaustividad: la información recibida será investigada detallada y completamente para determinar la veracidad de la situación denunciada.
- Respeto: en todo momento se tendrán en consideración los derechos de aquellas personas involucradas en potenciales incumplimientos. Antes de realizar valoraciones sobre las situaciones declaradas, las personas afectadas tendrán derecho de trasladar las razones y explicaciones que juzguen necesarias.
- Las comunicaciones, podrán ser anónimas.
5. Conocimiento y formación
Para garantizar su conocimiento y comprensión, en el momento de la contratación y como parte del programa de concienciación al Compliance todas las personas trabajadoras de Intrum serán convenientemente informadas sobre esta Política, el Procedimiento para la gestión de las informaciones y las Garantías de protección al informante.
6. Conductas susceptibles de ser informadas a través de los canales del Sistema Interno de Información
Con carácter enunciativo y no limitativo, se detallan a continuación los comportamientos que se pueden informar a través de los canales del Sistema Interno de información:
- Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
- Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
- Incidan en el mercado interior, tal y como se contemplan en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o a prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública.
- Incidentes de salvaguardia
- Robo, fraude, soborno o corrupción
- Infracciones legales
- Discriminación, intimidación o acoso
- Infracciones ambientales o de seguridad y salud
- Violaciones de la política de integridad
- Código de Conducta o infracciones de comportamiento
7. Canales internos de información
Las comunicaciones se pueden dirigir a través de los canales internos habilitados para ello. Los canales internos de información que forman partes del sistema interno de información son:
- Local Compliance Officer, como persona a quien el Responsable del Sistema ha delegado la facultad de gestión del sistema.
- Dirección de correo electrónico: canaletico@intrum.com
- Hotline del Código de Conducta. Está disponible en la intranet un acceso directo para el envío de comunicaciones (telefónico u on line).
Con el fin de evitar un conflicto de interés, en los casos en los que la información versa sobre el Local Compliance Officer la comunicación se deberá realizar al correo electrónico de cualquiera de los miembros del Ethics Council.
Las comunicaciones pueden realizarse:
- Por escrito (a través de correo postal o por cualquier medio electrónico).
- Verbalmente (por teléfono o mediante cualquier sistema de mensajería de voz). También se puede presentar mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de 7 días.
- En este caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos conforme a lo establecido en el Reglamento UE 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), por parte de Intrum, incluidos en un registro de actividades de tratamiento de su titularidad, como Responsable del tratamiento, tiene acceso a los mismos por ser necesario para la gestión de la información, con la finalidad de su tramitación.
- De ambos modos.
Las comunicaciones verbales deberán documentarse de alguna de las siguientes formas:
- Mediante grabación de la conversación en formato seguro, duradero y accesible, o,
- A través de transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. Se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
Se permiten las comunicaciones anónimas.
Es importante resaltar que la comunicación será gestionada internamente garantizando la confidencialidad y, en su caso, el anonimato, protegiéndose en todo caso de posibles represalias al que la formula.
8. Canales externos de información
Los informantes podrán acudir, en el caso de comunicaciones sobre las conductas recogidas en el punto 6.1 y 2, además de los canales internos de información, a los canales externos de información. Esta información podrá realizarse directamente o previa comunicación a través del canal interno.
En el Anexo I, puedes encontrar el listado con los canales externos de información a los que puedes acudir.
Anexo I
Canales externos de información
A continuación, y con el fin de facilitar el acceso a los mismos, se enumeran con carácter enunciativo y no limitativo, algunos de los canales externos de información a los que se puede acudir.
Canales autonómicos
Canal de Denuncias de la Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
https://buzon.antifraudeandalucia.es
Oficina anti-fraude de Cataluña
https://www.antifrau.cat/es/es
Canal de denuncias de la Xunta de Galicia
https://transparencia.xunta.gal/canle-de-denuncias?langId=es_ES
Agencia Valenciana Anti-fraude
Oficina de Prevención y contra la corrupción de las Islas Baleares
Oficina de Buenas Prácticas y Anticorrupción de la Comunidad foral de Navarra
Oficina anti-fraude de Cataluña
https://www.antifrau.cat/es/es
Canal del informante de la Comunidad de Madrid
https://www.comunidad.madrid/transparencia/canal-del-informante
Canales estatales
Buzón antifraude - Canal de denuncias del Mecanismo para la Recuperación y Resiliencia (sobre fraudes o irregularidades que afectan a fondos europeos)
https://www.igae.pap.hacienda.gob.es/sitios/igae/es-ES/Paginas/denan.aspx
Comisión Nacional del Mercado de Valores
comunicaciondeinfracciones@cnmv.es
Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia
https://sede.cnmc.gob.es/tramites/competencia/denuncia-de-conducta-prohibida
Fiscalía contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada
Policía Nacional
https://www.policia.es/_es/denuncias.php
Tribunal de Cuentas
Defensor del Pueblo
https://www.defensordelpueblo.es/
Canales europeos
Tribunal de cuentas europeo
Oficina europea de la lucha contra el fraude
https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_es