Política de privacidad de Sistema Interno de Información

Objeto

El objetivo de la presente Política de Privacidad del Sistema Interno de Información de Intrum Holding Spain, S.A.U. y de todas las entidades de ella dependientes (en adelante, “INTRUM” o “GRUPO INTRUM”), es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las informaciones que se puedan recibir a través del mismo. INTRUM da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, (en adelante, “RGPD”) Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, (en adelante, “LOPDGDD”) y a las previsiones de protección de datos recogidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de protección al informante”).

Igualmente, el Sistema Interno de Información ha sido diseñado de conformidad con Ley de protección al informante.

Responsable del tratamiento de los datos

El responsable del tratamiento de los datos es INTRUM, con dirección Calle Vía de los Poblados, 3, Edificio 1, 28033 de Madrid. El contacto del Delegado de Protección de datos es dpo.es@intrum.com a quien se podrán dirigir para consultar cualquier cuestión relativa al tratamiento de sus datos, así como para el ejercicio de sus legítimos derechos, tal y como se detalla en el apartado 6 “Ejercicio de Derechos”.

Tratamiento de sus datos personales y legitimación

Los datos personales que sean recabados en el Sistema Interno de Información serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las informaciones que se reciban y, si procede, investigar la realidad de los hechos informados. Tanto el informante como las persona sobre la que versa la comunicación, serán informados debidamente, en cada caso, de del tratamiento de sus datos de carácter personal. El tratamiento de datos en el marco del Sistema Interno de Información se llevará a cabo para cumplir con una obligación legal, como es la obligación de disponer de un sistema interno de información que garantice la protección adecuada frente a represalias d ellos informantes y fortalezca y fomente la cultura de información e integridad en las organizaciones, al siendo, por lo tanto, el art. 6.1c) del RGPD la base legitimadora del tratamiento, en el caso de informaciones sobre acciones u omisiones recogidas en el artículo 2 de la Ley de Protección a Informantes. Para el resto de informaciones no recogidas en el citado artículo, el tratamiento se considerará lícito en base a su necesidad para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, art. 6.1.e) RGPD.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

Tiempo de conservación de sus datos

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos informados, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación del sistema interno de información.

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos. Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. En ningún caso, será de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD.

¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

En caso de que sea necesario o así se exija, los datos podrán ser comunicados a aquellos terceros a los que esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como Organismos Públicos, Jueces y Tribunales y Fiscalía. También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que INTRUM pueda recurrir para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad.

Ejercicio de derechos

Las personas a las que se refieran los datos personales incluidos en una comunicación realizada dentro del Sistema Interno de Información tendrán los derechos que se indican a continuación, que, en su caso, podrán ejercitar en los términos y con el alcance que reconozca en cada momento la legislación vigente:

a) Tendrá derecho a obtener confirmación sobre si en INTRUM se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Sistema Interno de Información-, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Sistema de información.

b) El derecho de acceso a sus datos personales, excluyéndose del mismo, respecto de la persona sobre la que versa la información, la identidad de la persona que haya formulado la denuncia contra ella.

c) Para revocar los consentimientos otorgados, así como para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, limitación, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas, podrá dirigirse mediante petición escrita al siguiente domicilio postal: Calle Vía de los Poblados 3, edificio 1, 28003 de Madrid o mediante correo electrónico a la dirección canaletico@intrum.com .La petición deberá incluir: nombre y apellidos del interesado; acreditación de la identidad, y, en su caso, de su representante, así como título acreditativo de la representación; domicilio a efectos de notificaciones y especificación del objeto de la petición.

En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales

d) También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

Principio de proporcionalidad y minimización de datos

Los datos personales recabados en el marco del Sistema Interno de Información:

✓ se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las informaciones y, si procede, comprobar la realidad de los hechos comunicados;

✓ serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la información;

✓ no se utilizarán para fines incompatibles;

✓ serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

Limitación al acceso de los datos

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

a) El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.

b) El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.

c) El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.

d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.

e) El delegado de protección de datos.

Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

Medidas de seguridad y confidencialidad

INTRUM se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados. A estos efectos, INTRUM ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del informante y de aquella persona sobre la que versan las informaciones no sean divulgados, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.